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Digitales Büro ..

.. grün und sicher

Papierlos arbeiten – mit garantierter Dokumentensicherheit

Auf Ihrem Tisch stapeln sich noch Akten, Papiere und Notizzettel? In unseren Büroräumen gehört das längst der Vergangenheit an. Mit dem eigens entwickelten und vom Wirtschaftsprüfer testierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) agieren wir bereits seit über 10 Jahren effizient und umweltbewusst. So wird nicht nur Zeit bei der Erledigung von Aufgaben und  Einarbeitung von Mitarbeitern  gespart, sondern auch die Kosten für Büromaterialen und -fläche werden auf ein Minimum reduziert. 

Natürlich – das papierlose Büro wird immer noch zurecht vor allem mit dem Umweltschutz verbunden. Dennoch ist diese moderne Art der Büroorganisation weit mehr als nur eine Möglichkeit, dem Unternehmen einen grünen Anstrich zu verpassen. Zusätzlich gewinnen Unternehmen durch ein digitales DMS an Effizienz, Sicherheit und Flexibilität. Alle geschäftlichen Unterlagen werden entweder durch Scannen oder direkt vom PC in das DMS eingepflegt. Dadurch entfallen meterlange Aktenregale und die neugewonnene Bürofläche kann sinnvoll für beispielsweise neue Arbeitsplätze genutzt werden. Ein weiterer Vorteil der digitalen Speicherung von Dokumenten ist, dass alle Mitarbeiter an Flexibilität gewinnen. Diese können mit der entsprechenden Berechtigung alle notwendigen Unterlagen jederzeit im Büro, aber auch beim Kunden vor Ort oder auf der Baustelle schnell und zuverlässig abrufen. So gehen keine Unterlagen auf dem Weg verloren und der Kundenservice wird optimiert. Zudem wird durch die Festlegung einer einheitlichen Ablagestruktur der Such- und Verwaltungsaufwand erheblich reduziert und dementsprechend Zeitressourcen freigesetzt. Des Weiteren können durch die digitale Ablage alle Daten unkompliziert sowohl intern als auch extern weitergegeben werden. Mit nur wenigen Klicks ist es beispielsweise möglich, Daten per Mail zu versenden und somit Bearbeitungsprozesse zu beschleunigen. Darüber hinaus bietet unser vom Wirtschaftsprüfer testiertes DMS höchste Datensicherheit. Diese geht über den gesetzlichen Standard hinaus und schafft Transparenz und Vertrauen.